October 4, 2023
Care
LÀM SAO ĐỂ TĂNG HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
Đối với cá nhân, việc không ngừng tìm cách nâng cao năng suất làm việc cho bản thân là một điều vô cùng quan trọng để giúp bạn không bị tụt lại phía sau, thuận lợi trong quá trình thăng tiến. Còn nếu bạn là một nhà quản lý, một trong những yếu tố giúp bạn trở thành một nhà quản lý xuất sắc là khả năng giúp nhân viên có năng suất chất lượng hiệu quả.
Vậy năng suất làm việc là gì? Làm thế nào để tăng năng suất, đạt được hiệu quả tốt trong công việc? Hãy cùng Kleikhan tìm hiểu rõ hơn ở bài viết dưới đây nhé.
Năng suất làm việc là gì?
Năng suất làm việc được hiểu đơn giản là mức độ hoàn thành công việc của một người trong một khoảng thời gian nhất định. Mức độ năng suất cao hay thấp thể hiện ở kết quả của mỗi người trong khoảng thời gian. Cùng một khoảng thời gian đó có người năng suất làm việc cao đạt KPI nhưng cũng có người năng suất lao động của họ lại thấp.
Năng suất là một yếu tố cực kì quan trọng trong công việc và cuộc sống vì nó ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả, tăng cường động lực, nâng cao chất lượng cuộc sống và giúp bạn đạt được những mục tiêu trong sự nghiệp và cuộc sống.
Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất
Sự tập trung
Sự tập trung cũng là yếu tố ảnh hưởng đến năng suất. Khi người lao động tập trung vào công việc của mình một cách tối đa, họ sẽ có khả năng hoàn thành công việc nhanh hơn và chính xác hơn. Điều này giúp tăng năng suất, giảm thiểu được thời gian hoàn thành công việc và đạt được hiệu quả tốt.
Động lực
Động lực chính là một yếu tố ảnh hưởng lớn đến năng suất, khi một người có động lực cao đối với công việc và cuộc sống, họ sẽ dễ dàng tập trung vào mục tiêu và đạt được nó nhanh hơn. Ngược lại, nếu thiếu động lực, họ sẽ gặp khó khăn và dễ chán nản với những kế hoạch mà mình đã hoạch định.
Kỹ năng quản lý thời gian
Khi một người có kỹ năng quản lý thời gian tốt, họ có thể sắp xếp công việc một cách hợp lý và tối ưu, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thời gian lãng phí và tăng hiệu quả trong công việc
Kỹ năng quản lý công việc
Nếu bạn là một người quản lý, kỹ năng quản lý công việc là một kỹ năng tác động nhiều đến năng suất, bạn sẽ biết cách phân bổ công việc cho các nhân viên khác một cách hợp lý, theo dõi tiến độ công việc và đưa ra các biện pháp cần thiết để giải quyết vấn đề. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc và đạt được kết quả tốt trong công việc.
Làm sao để tăng năng suất làm việc?
Trang trí khu vực làm việc
Niềm vui có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và cảm thấy có động lực hơn khi bắt đầu ngày làm việc. Do đó, hãy trang trí khu vực làm việc của mình bằng những đồ vật yêu thích. Đó có thể là hình ảnh gia đình, một vài loại cây cảnh, câu châm ngôn hoặc bức tranh mà bạn yêu thích.
Tuy nhiên, đừng mang theo quá nhiều đồ trang trí và khiến đồng nghiệp cảm thấy phiền lòng vì vật dụng cá nhân của bạn. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng cách trang trí của bạn phù hợp với quy định công ty cũng như không gian xung quanh.
Chuẩn bị danh sách việc cần làm
Một danh sách việc cần làm được sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả công việc của mình.
Vào ngày làm việc cuối của mỗi tuần, hãy dành vài phút để liệt kê các nhiệm vụ quan trọng bạn cần hoàn thành vào tuần sau đó. Sắp xếp các mục tiêu này theo thứ tự ưu tiên với những việc quan trọng hoặc cấp bách nhất trước tiên.
Bạn có thể bổ sung thêm chi tiết về khoảng thời gian dành cho mỗi việc, thời hạn, người đồng nghiệp sẽ hợp tác hoặc bất cứ điều gì cần thiết. Bạn cũng nên chia các dự án lớn thành các mục tiêu nhỏ và cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành từng mục tiêu nhanh chóng và có cảm giác làm việc hiệu quả hơn.
Vào sáng thứ Hai, hãy kiểm tra danh sách này một lần nữa để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc nào. Bạn có thể chia nhỏ danh sách này theo từng ngày để dễ dàng theo dõi hơn. Ngoài ra, đừng quên xóa đi những việc đã hoàn thành và bổ sung các đầu việc mới cần thực hiện.
Áp dụng quy tắc 2 phút
Bất kỳ việc nào bạn có thể hoàn thành trong ít hơn 2 phút nên được thực hiện ngay lập tức. Nhờ vậy, bạn sẽ không cần phải mất thêm thời gian quay lại hoàn thành chúng sau đó. Quy tắc có thể được áp dụng hiệu quả với những đầu việc đơn giản và chỉ mất vài phút như gửi thư điện tử, thực hiện một cuộc gọi hay đặt phòng cho buổi họp sắp tới của bạn.
Điều quan trọng cần ghi nhớ là hãy luôn quay lại với danh sách những việc cần làm sau khi bạn hoàn thành những việc vặt này.
Đặt khung giờ trên lịch làm việc
Đồng nghiệp có thể sắp xếp các buổi hẹn, cuộc họp hoặc các hoạt động khác vào thời điểm bạn cần tập trung cho công việc của mình. Để hạn chế tình trạng này, hãy luôn đặt khung giờ dành cho những công việc quan trọng trên lịch làm việc.
Bạn nên cân nhắc liệu bản thân cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc, và cài đặt khoảng thời gian bận rộn tương ứng trên lịch. Điều này giúp bạn quản lý ngày làm việc của mình hiệu quả hơn, thay vì luôn phụ thuộc vào kế hoạch của người khác.
Hạn chế làm việc đa nhiệm
Đa nhiệm (multitask) buộc não bộ phải chuyển đổi giữa các công việc khác nhau và không thể tập trung chú ý đến từng nhiệm vụ. Do đó, bạn dễ mắc lỗi hơn. Trên thực tế, một nghiên cứu từ Đại học Sussex cũng cho thấy cách làm việc này còn có khả năng gây hại cho vùng não.
Để tăng năng suất làm việc, bạn nên dành mọi sự tập trung và chú ý để hoàn thành một công việc nhất định. Bạn chỉ nên bắt đầu việc mới khi đã hoàn thành những việc cần làm trước đó.
Tìm hiểu đồng hồ sinh học của bản thân
Mỗi người đều có thời điểm làm việc hiêu quả nhất trong ngày. Một số người làm việc tốt hơn vào buổi sáng, trong khi đối với số khác lại là sau giờ ăn trưa.
Bạn nên xác định rõ khoảng thời gian bản thân có thể tư duy tốt nhất và dành thời điểm này để thực hiện những công việc quan trọng nhất.
Dành ra khoảng nghỉ ngắn
Làm việc nhiều giờ liền sẽ khiến bạn mệt mỏi và tác động tiêu cực đến tư duy. Trong khi đó, những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn có thể giúp bạn thư giãn, nạp lại năng lượng cho bản thân và hạn chế những sai lầm có thể gây ra do tình trạng mệt mỏi.
Bạn nên dành khoảng 5 hoặc 10 phút để nghỉ ngơi bằng việc trò chuyện với đồng nghiệp, pha một tách cà phê hoặc thực hiện một số bài tập thể dục đơn giản.
Một vài ngày làm việc có thể mang lại cho bạn nhiều niềm vui và hứng khởi, một vài ngày khác lại căng thẳng hơn. Vậy nên, đừng buộc bản thân luôn phải thể hiện tốt nhất. Hãy áp dụng những lời khuyên này và bạn sẽ sớm ngạc nhiên về năng suất làm việc hiệu quả của mình.
